Arhiviranje vakumiranjem
U segmentu upravljanja procesima i dokumentima, Biro Data Servis svojim klijentima nudi rješenja za upravljanje dokumentacijom (BDS je Solution Partner tvrtke d.velop – rješenja za digitalno arhiviranje, upravljanje dokumentima, poslovnim procesima i upravljanje sadržajem), rješenja za masovni obuhvat dokumentacije (BDS je autorizirani Kofax Solution Provider – document and data capture, forms and OCR recognition), te produkcijske skenere poznatih proizvođača Fujitsu, Kodak, Bell&Howell. Sva navedena rješenja i proizvode moguće je ponuditi kao integralni sustav za upravljanje dokumentima. Imajući u vidu prethodno navedene činjenice, Biro Data Servis prepoznao je ključne momente u procesu digitalizacije papirnate dokumentacije, a koji se posebice odnose na opstojnost papirnate dokumentacije nakon postupka digitalnog arhiviranja i obveza koje proizlaze iz zakona, pravilnika ili propisa u vezi arhiviranja i korištenja dokumenata.
Biro Data Servis s početkom tekuće poslovne godine, svojim klijentima i cjelokupnom tržištu prezentira i nudi sustave za pohranjivanje papirnate dokumentacije - ARHIVIRANJE VAKUMIRANJEM. Klijentima se nudi inovativno rješenje, a ovisno o zahtjevima korisnika u samoj se provedbi dobiva puna vrijednost proizvoda.
Cilj nam je upoznati klijenta sa dostignućima i novitetima na području arhiviranja papirnate dokumentacije, čija primjena doprinosi unaprjeđenju poslovanja tvrtki i institucija, uz istovremeno smanjivanje troškova. Biro Data Servis uz isporuku pruža i kompletnu uslugu održavanja.
Prednosti arhiviranja vakumiranjem:
- sadržaj klasičnog registratora nakon vakumiranja zauzima 30-50% manje prostora
- vakumirani sadržaj pohranjuje se u arhivske kutije (materijali otporni na skladišne uvjete prašine i vlage; specijalno dizajniran način zatvaranja kutija; samoljepive "security" trake)
- na površini 1m2 može se pohraniti 10 arhivskih kutija; sadržaj 50-70 registratora
- 20 klasičnih registratora inače u arhivama zauzima površinu 1m2
Metodologija arhiviranja:
- pojedini vakumirani sadržaj označava se bar kodom ili adekvatnim naljepnicama, te se na identičan način označavaju arhivske kutije
- jednom vakumirane vrećice, mogu se po otvaranju (poseban nožić) koristiti i do tri puta
- za vakumiranje je pogodna dokumentacija A4, A3 ili A5 formata; karton se ne može vakumirati zbog pucanja vrećica
- vakumiranjem se zaustavljaju oksidacijski procesi i propadanje papira
- jednom izdvojena arhiva, kroz vid tekućeg održavanja ponovno se vakumira i ulaže u arhivske kutije
- klasični registratori se po vakumiranju spisa ponovno vraćaju u aktivnu upotrebu
